En PRiSE intentamos mejorar la seguridad y privacidad de forma sencilla, con el vocabulario técnico o legal estrictamente necesario, que permita a todo tipo de personas entender y aplicar los procedimientos que garantizan el cumplimiento de las normas y la seguridad de la información.
Por este motivo acabamos de publicar una aplicación de evaluación de la LOPD en empresas y organizaciones. Esta aplicación puede orientarte acerca del estado del cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos en tu empresa y de lo que se necesitaría realizar (auditoría, adecuación, etc.) en cada caso concreto.
Recuerdo la primera vez que leí: Encargado de Tratamiento.
No fue ni en una novela ni en el periódico, si no en la misma ley.
Atículo 3. Definiciones
g) Encargado del tratamiento: la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que, sólo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Y una explicación muy sencilla: Es el responsable de los datos, pero externalizado.
Eso sí, debemos tener correctamente el contrato respectivo, en concreto, la seguridad de los Datos Personales que tratará esta otra organización.
Esta empresa sólo podrá tratar esos datos con la misma finalidad para los que los ha recogido la organización original.
Muchas veces este rol no se suele tratar correctamente: o no se trata o se confunde con una cesión de datos.
Como explica la propia AEPD en el Informe 0177/2010:
… delimitaremos si nos encontramos ante una cesión de datos o ante una realización de actividades reguladas por el artículo 12 de la Ley Orgánica, y para ello será preciso atender a las circunstancias de cada caso, de tal forma que existirá cesión en aquellos supuestos en los que quien reciba los datos pueda aplicar los mismos a sus propias finalidades, decidiendo sobre el objeto y finalidad del tratamiento, lo que la convertirá a su vez en un responsable del fichero o tratamiento, mientras que la figura regulada por el artículo 12 de la Ley Orgánica tendrá cabida en aquellos otros casos en que la entidad receptora de los datos se limite a efectuar determinadas operaciones sobre los mismos, sin decidir sobre su finalidad, restituyendo los datos al responsable una vez concluida la prestación contratada con aquél.
Así que cuando entre otra organización en escena, deberemos preguntarnos y tener claro con que careta subirá al escenario.
En el caso de que se trate de cesión lo más importante es que el propietario de los datos sea consciente de este hecho y nos haya dado su consentimiento.
Respecto al contrato entre la organización original y el Encargado de Tratamiento citado anteriormente, éste debe ser por escrito o en cualquier otra forma que permita acreditar su celebración y contenido, que deberá especificar las circunstancias previstas por los apartados 2 y 3 del artículo 12.
En el citado informe, recoge también la Sentencia de 19 de noviembre de 2003 de la Audiencia Nacional:
Para tener la condición legal de encargado del tratamiento, al que por cierto le es de aplicación el régimen sancionador que establece la Ley Orgánica 15/1999, según dispone el artículo 43.1 de la expresada Ley, es necesario cumplir una serie de exigencias necesarias, que operan a modo de garantías, establecidas en el artículo 12 de la Ley Orgánica 15/1999. Así es, cuando el tratamiento se realice por cuenta de un tercero debe constar “por escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebración y contenido.”, por lo que no basta con acreditar que existe una relación jurídica entre el responsable del fichero y el encargado del tratamiento, sino que ésta ha de constar por escrito o por otra forma que permita acreditar su “celebración y contenido”. En este sentido, la propia Ley prevé un contenido mínimo del contrato entre las partes en el que deben constar una serie de estipulaciones necesarias, a saber, seguir las instrucciones del responsable del tratamiento, no utilizar los datos para un fin distinto, no comunicarlos a otras personas, estipular las medidas de seguridad.
En otro post será interesante hablar del periodo de conservación de los datos, establecido por el artículo 12.3:
Una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al responsable del tratamiento, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento.
Y más interesante aún, hablar de la realización por cuenta de un tercero de software que trate Datos Personales. ¿Cuántas veces hemos visto que para realizar un software se han dado directamente todos los datos reales? Eso no es ni cesión, ni Encargado de Tratamiento. Es directamente una bestialidad. Pero no quiero adelantarme en esta temática. Próximamente…
Referencias:
Hace poco leí la noticia de una señora de 45 años a la que grabaron tirando un gato a un cubo de basura.
Esta grabación se difundió por internet y comenzó la locura: se distribuyó su identidad, dirección postal y de correo electrónico, perfil en redes sociales, se crearon grupos que amenazaban a la señora de las formas más variopintas e que incluso pedían que se le despidiera de su trabajo.
Dejando al margen que fuera recriminable lo que la señora hizo, podemos ver un claro caso de lo que puede llegar a suceder cuando los datos personales se encuentran desprotegidos: ¿deberían haberse difundido su dirección postal, dónde trabajaba, cuál era su perfil en las redes sociales o su edad? Y es más, ¿cómo pudieron obtener esa información desde internet?
Desde PRiSE os invitamos a pensar sobre esto: ¿Sabes qué datos tienes publicados en redes sociales, foros y otras páginas web y que son visibles por toda la red? ¿Qué información publicas en tu blog o microblog?
Una buena manera de saber qué hay publicado de tí en la red es poner tu nombre y apellidos entre comillas en tu buscador favorito. Puede llegar a sorprenderte la cantidad de información personal que tienes publicada en internet.
Hace poco descubri una aplicación muy interesante para facebook: Scan for privacy .
Ésta realiza un análisis de las características que ofrece facebook para compartir tus datos personales con el resto del mundo.
Una vez realizado este análisis, la aplicación hace recomendaciones sobre qué debemos modificar en la configuración de nuestros perfiles para mejorar la privacidad y la protección de nuestros datos personales.
Una de las mejores características de esta aplicación es que no almacena ni comparte la información analizada, ya que está desarrollada para que se ejecute sólo en tu navegador.
Desde PRiSE recomendamos que revises las preferencias de privacidad de tus cuentas en redes sociales: ¡Hay que estar seguros de lo que compartimos sobre nosotros en la red!.
Actualización
Existe otra aplicación similar , la denominada SaveFace. Ésta funciona de forma similar a Scan for Privacy, con la salvedad de que este último directamente te protege la cuenta de facebook, sin pedirte confirmación ni mostrarte tu estado inicial.
Esto podría ser un aspecto a mejorar por parte de SaveFace, ya que quizás sea más educativo que sepamos qué es lo que no tenemos adecuado en nuestro perfil y vulnera la privacidad de nuestros datos.